Klientem jest firma technologiczna rozwijająca zaawansowany system rezerwacji obiektów sportowych, takich jak korty do squasha, boiska czy sale fitness. Platforma automatyzuje proces rezerwacji, zastępując tradycyjną obsługę recepcyjną i integrując płatności online, co ułatwia zarządzanie zarówno klientom końcowym, jak i właścicielom obiektów sportowych. Klientami firmy są kluby i obiekty sportowe, które dzięki wdrożeniu systemu mogą zwiększyć swoją efektywność operacyjną, poprawić dostępność usług i podnieść poziom satysfakcji użytkowników końcowych.

‍

Firma obsługuje kilkadziesiąt tysięcy rezerwacji miesięcznie, z czego większość transakcji to zakupy prywatne na paragon. Jednak część użytkowników końcowych wybiera opcję wystawienia faktury, gdzie stroną faktury jest dostawca systemu rezerwacyjnego. W rezultacie liczba faktur może wahać się od kilkuset do kilku tysięcy w zależności od miesiąca, co generuje znaczne koszty obsługi księgowej, wycenianej zazwyczaj per dokument. Takie koszty, w stosunku do generowanego przychodu, stają się nieproporcjonalnie wysokie, obciążając firmę operacyjnie i finansowo.

‍

W Besides Finance opracowaliśmy workflow procesu, który bazuje na raportach sprzedażowych i wyciągach bankowych. Zestaw arkuszy kalkulacyjnych w semi-automatyczny sposób przygotowuje zestawienia gotowe do importu do systemu ERP, niezależnie od liczby faktur w danym miesiącu. Dzięki temu możliwe było zaproponowanie zupełnie odmiennego od klasycznego modelu współpracy, który nie jest uzależniony od liczby wystawianych dokumentów. 

‍

Rozwiązanie to nie tylko pozwoliło na efektywne i sprawne rozliczanie operacji klienta, ale również zabezpieczyło firmę przed wzrostem kosztów księgowych w przypadku zwiększenia liczby dokumentów w przyszłości.

‍